Unterlagen für den Wohnungsverkauf in Bornheim, Brühl, Wesseling und Umgebung
Wer welches Papier ausstellt — und wo Sie es anfordern
Die Unterlagen für den Wohnungsverkauf kommen nicht aus einer Schublade, sondern aus fünf verschiedenen Richtungen: vom Grundbuchamt, vom Katasteramt, von der Bauaufsicht, vom Aussteller des Energieausweises — und zu einem großen Teil vom Verwalter Ihrer Eigentümergemeinschaft. Wer das früh sortiert, verliert später keine Wochen. Denn fehlt der finanzierenden Bank ein einziger Nachweis, liegt der Vorgang dort, bis er nachgereicht ist, und der Notartermin verschiebt sich mit. Wenn Sie Ihre Wohnung verkaufen möchten, lohnt sich das Zusammentragen deshalb vor dem ersten Inserat, nicht danach.
Genau hier unterscheidet sich der Wohnungsverkauf vom Hausverkauf: Ungefähr die Hälfte der Papiere gehört gar nicht Ihnen allein, sondern der Gemeinschaft — und liegt beim Verwalter. Diese Anforderung dauert erfahrungsgemäß zwei bis vier Wochen, manche Verwaltungen brauchen länger. Sie ist damit fast immer der längste Posten im Zeitplan und gehört als Erstes angestoßen. Eine Übersicht zum Abhaken finden Sie auf unserer Checkliste für den Wohnungsverkauf; auf dieser Seite geht es darum, wer die einzelnen Papiere ausstellt.
Grundbuch, Teilungserklärung, Aufteilungsplan — die Papiere zum Eigentum
Am Anfang steht der Nachweis, dass die Wohnung Ihnen gehört. Der Grundbuchauszug zeigt die Eigentumsverhältnisse und alles, was auf dem Wohnungseigentum lastet: Grundschulden aus laufenden oder längst getilgten Darlehen, Wege- und Leitungsrechte oder ein eingetragener Nießbrauch, also das lebenslange Nutzungsrecht eines Dritten. Ausgestellt wird er vom Grundbuchamt beim Amtsgericht, das für den Standort der Wohnung zuständig ist. Für den Notar sollte der Auszug frisch sein.
Bei einer Eigentumswohnung kommt die Teilungserklärung dazu, und sie ist das wichtigste Dokument überhaupt. Sie teilt das Gebäude rechtlich auf und beantwortet die Frage, die jeder Käufer zuerst stellt: Was gehört zur Wohnung und was der Gemeinschaft? Zusammen mit dem Aufteilungsplan — der bemaßten Zeichnung, in der jede Einheit eine Nummer trägt — legt sie fest, welcher Kellerraum, welcher Dachbodenanteil und welcher Stellplatz fest zur Wohnung gehören. Die Abgeschlossenheitsbescheinigung der Bauaufsichtsbehörde bestätigt dazu, dass die Einheiten baulich voneinander getrennt sind. Im Rhein-Erft-Kreis wie im Rhein-Sieg-Kreis gilt: Wo diese drei Papiere nicht übereinstimmen, wird aus einer Kleinigkeit im Notartermin schnell eine Verzögerung.
| Schriftstück | Wer stellt es aus | Bedeutung im Verkaufsprozess |
|---|---|---|
| Grundbuchauszug | Grundbuchamt beim zuständigen Amtsgericht | Nachweis über Eigentum, Grundschulden und Rechte Dritter |
| Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung | Grundbuchamt, Kopie beim Verwalter | Trennt Sondereigentum vom Gemeinschaftseigentum, regelt Kostenverteilung und Stimmrecht |
| Aufteilungsplan | Bauaufsichtsbehörde, Kopie beim Verwalter | Ordnet Räume, Keller und Stellplätze der einzelnen Einheit zu |
| Abgeschlossenheitsbescheinigung | Bauaufsichtsbehörde | Bestätigt die bauliche Trennung der Wohnungen |
| Flurkarte (Liegenschaftskarte) | Katasteramt des Kreises | Zeigt Lage und Zuschnitt des Grundstücks, auf dem das Haus steht |
| Wohnflächenberechnung und Grundrisse | Architekt, Bauträger oder Vermessungsbüro | Grundlage für Kaufpreis und Beleihung durch die Bank |
| Energieausweis | zugelassener Aussteller, etwa Energieberater oder Schornsteinfeger | Pflichtangabe, muss spätestens zur Besichtigung vorliegen |
| Grundsteuerbescheid | Finanzamt beziehungsweise Gemeinde | Zeigt dem Käufer die laufende Belastung |
Was nur der Verwalter der Eigentümergemeinschaft herausgibt
Diese Gruppe gibt es beim Hausverkauf nicht, und sie entscheidet beim Wohnungsverkauf oft über den Preis. Käufer und Bank lesen darin nach, wie es der Gemeinschaft wirtschaftlich geht und was in den nächsten Jahren am Gebäude ansteht. Alle folgenden Papiere fordern Sie als Eigentümer beim Verwalter an — oder wir tun es mit Ihrer Vollmacht für Sie:
- Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten Jahre: Hier stehen beschlossene Sanierungen, angekündigte Sonderumlagen und offene Streitpunkte. Käufer lesen diese Seiten am gründlichsten.
- Beschlusssammlung: die fortgeschriebene Liste aller gültigen Beschlüsse — knapper als die Protokolle und deshalb das, was Banken zuerst anfordern.
- Aktueller Wirtschaftsplan: die geplanten Ausgaben des Hauses und die Grundlage, aus der sich das monatliche Hausgeld errechnet.
- Jahresabrechnungen der zurückliegenden Abrechnungsjahre: Sie zeigen, was tatsächlich angefallen ist, und wo Plan und Wirklichkeit auseinanderlaufen.
- Nachweis über die Instandhaltungsrücklage: Wie viel für Dach, Fassade und Heizung angespart ist, beeinflusst die Kalkulation des Käufers unmittelbar.
- Bestätigung der Hausgeldhöhe und offener Sonderumlagen, dazu die Auskunft, ob Ihr Hausgeldkonto ausgeglichen ist.
- Verwalterzustimmung zur Veräußerung, falls die Teilungserklärung sie verlangt: Ohne diese Erklärung kann der Notar den Eigentumswechsel nicht vollziehen — sie gehört deshalb früh angefragt, nicht erst nach der Beurkundung.
Auch beim Verkauf einer geerbten Wohnung müssen diese Papiere vorliegen; welche Nachweise dort zusätzlich nötig sind, lesen Sie auf der Seite zur Erbschaftsimmobilie.
Wohnfläche, Grundrisse und Energieausweis
Eine Handskizze reicht der Bank nicht. Gebraucht wird eine nachvollziehbare Wohnflächenberechnung nach den Regeln der Wohnflächenverordnung — sie legt fest, wie Dachschrägen, Balkone und Terrassen angerechnet werden, und genau daran scheitern alte Angaben aus Kaufverträgen oft. Dazu gehören bemaßte Grundrisse und, wenn vorhanden, Schnitte und Ansichten. Kreditinstitute setzen diese Zahlen für den Beleihungswert an, also für den Betrag, den sie im Ernstfall als Sicherheit gelten lassen. Weicht die genannte Fläche später von der gemessenen ab, wird nachverhandelt.
Der Energieausweis ist Pflicht und muss spätestens bei der ersten Besichtigung vorliegen. Ob für Ihre Wohnung ein Verbrauchs- oder ein Bedarfsausweis zulässig ist, hängt an Baujahr, Größe des Gebäudes und Sanierungsstand; ausgestellt wird er von einem dafür zugelassenen Fachbetrieb, die Ausstellung dauert in der Regel ein bis zwei Wochen. Was in welchem Fall gilt und welche Angaben schon ins Inserat gehören, steht ausführlich auf der Seite Energieausweis für die Wohnung.
Vermietete und geerbte Wohnungen: die Papiere, die dann dazukommen
Ist die Wohnung vermietet, gehören der geltende Mietvertrag mit allen Nachträgen, die Schreiben zu Mieterhöhungen, der Nachweis über das Kautionskonto und die Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre in die Akte. Kapitalanleger zwischen Köln und Bonn rechnen damit ihre Rendite, und die Bank prüft daran die Einnahmen — beides geht ohne diese Papiere nicht.
Haben Sie die Wohnung geerbt, verlangt das Grundbuchamt den Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll, bevor Sie als Eigentümer eingetragen werden und verkaufen können. Gibt es mehrere Erben, kommt die Zustimmung aller Miterben dazu. Diese Schritte laufen bei Gericht und brauchen Zeit — rechnen Sie sie in den Zeitplan ein, statt sie zu entdecken, wenn der Käufer schon gefunden ist.
Was wir für Sie anfordern und was nur Sie bekommen
Grundbuchauszug, Flurkarte, Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung holen wir im Rahmen des Verkaufsauftrags bei den Ämtern ein; auch die Bestellung des Energieausweises übernehmen wir. Bei den Unterlagen der Eigentümergemeinschaft ist die Lage anders, und das sagen wir offen: Wir führen selbst keine WEG-Verwaltung. Protokolle, Beschlusssammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen und den Rücklagenstand hat ausschließlich der Verwalter Ihrer Gemeinschaft, und herausgeben darf er sie nur an den Eigentümer. Wir fordern sie deshalb mit Ihrer Vollmacht an, treiben nach, wenn nichts kommt, und prüfen anschließend, ob die Sammlung für Käufer und Bank wirklich vollständig ist. Wer Ihnen an dieser Stelle verspricht, die Papiere selbst zu haben, kennt den Unterschied zwischen Makler und Verwalter nicht.
Vom vollständigen Ordner zum Notartermin
Liegt alles vor, kann das Notariat den Kaufvertragsentwurf ohne Rückfragen schreiben, und die Bank des Käufers entscheidet in einem Zug statt in dreien. Wir gleichen die fertige Objektakte vorher mit den Suchprofilen unserer vorgemerkten Interessenten ab — wie das funktioniert, zeigt die Seite Käuferfinder. Ein realistischer Angebotspreis gehört zur selben Vorbereitung; wie er zustande kommt, lesen Sie unter Wohnung bewerten.
Die Provision teilen sich Verkäufer und Käufer beim Verkauf an private Erwerber zu gleichen Teilen und beträgt bei uns jeweils 3,57 % inklusive Mehrwertsteuer — der in Nordrhein-Westfalen marktübliche Satz. Dass sie hälftig geteilt wird, schreibt § 656c BGB vor; die Höhe selbst wird frei vereinbart. Fällig wird sie erst mit der Beurkundung beim Notar, alle Einzelheiten stehen auf der Seite zur Maklerprovision.
Häufige Fragen zu den Unterlagen beim Wohnungsverkauf
Welche Unterlagen verlangt die Bank des Käufers beim Wohnungsverkauf?
Kreditinstitute prüfen immer zwei Pakete: die Papiere zur Wohnung selbst und die zur Eigentümergemeinschaft. Zum ersten Paket gehören ein aktueller Grundbuchauszug, der Aufteilungsplan, bemaßte Grundrisse, die Wohnflächenberechnung und der Energieausweis. Zum zweiten die Teilungserklärung samt allen Nachträgen, die Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen, der laufende Wirtschaftsplan und ein Nachweis über die Instandhaltungsrücklage. Aus diesen Angaben ermittelt die Bank den Beleihungswert, also den Betrag, den sie als Sicherheit gelten lässt.
Fehlt auch nur ein Nachweis, wird der Vorgang zurückgestellt, bis er nachgereicht ist — die Finanzierungszusage des Käufers verzögert sich damit um Wochen. Deshalb lohnt es sich, die Akte vor dem Vermarktungsstart einmal komplett durchzusehen, statt sie Stück für Stück auf Nachfrage zusammenzusuchen. Wir übernehmen die Beschaffung bei den Ämtern und fordern die Verwalterunterlagen mit Ihrer Vollmacht an.
Wo bekomme ich den Grundbuchauszug für meine Eigentumswohnung?
Zuständig ist das Grundbuchamt beim Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnung liegt; daneben gibt es zugelassene elektronische Abrufportale. Anfordern darf den Auszug nur, wer ein berechtigtes Interesse nachweist — als Eigentümer haben Sie das, ein Kaufinteressent nicht. Das Dokument weist die Eigentumsverhältnisse aus sowie alles, was auf der Wohnung lastet: Grundschulden, Wege- und Leitungsrechte oder ein eingetragener Nießbrauch.
Banken erkennen einen veralteten Auszug nicht an; üblich ist ein Alter von höchstens drei Monaten. Ein zweiter Punkt wird häufig übersehen: Grundschulden aus längst getilgten Darlehen bleiben eingetragen, bis sie ausdrücklich gelöscht werden. Wir sehen die zweite Abteilung deshalb genau durch und stoßen die Löschung rechtzeitig an, damit der Notar den Vertrag ohne offene Punkte vorbereiten kann.
Wozu brauche ich die Teilungserklärung meiner Eigentumswohnung?
Die Teilungserklärung ist die Verfassung des Hauses. Sie teilt das Gebäude in Sondereigentum und Miteigentumsanteile und beantwortet damit die Frage, was beim Verkauf überhaupt den Besitzer wechselt. Sondernutzungsrechte an Stellplätzen, Kellerräumen oder Gartenflächen stehen ebenfalls darin, dazu der Schlüssel, nach dem die Kosten verteilt werden, und die Stimmrechte in der Versammlung. Eine Kopie liegt beim Verwalter, das Original beim Grundbuchamt.
Zusammen mit dem Aufteilungsplan legt sie fest, welche Räume zur verkauften Einheit gehören — bei Kellern und Stellplätzen weicht die gelebte Nutzung erstaunlich oft von der Urkunde ab. Genau diese Abweichung fällt sonst erst beim Notar auf. Wir gleichen deshalb vorab ab, was in der Urkunde steht und was tatsächlich genutzt wird, und klären Nutzungsbeschränkungen offen, bevor verhandelt wird.
Welchen Energieausweis brauche ich für meine Eigentumswohnung?
Vorgeschrieben ist ein gültiger Energieausweis nach dem Gebäudeenergiegesetz. Ob ein Verbrauchsausweis genügt oder ein Bedarfsausweis nötig ist, hängt vom Baujahr, von der Zahl der Wohneinheiten und vom Sanierungsstand des Gebäudes ab. Wichtig bei Wohnungen: Der Ausweis gilt immer für das gesamte Haus, nicht für die einzelne Einheit — ausgestellt wird er deshalb in aller Regel über den Verwalter, und oft liegt er dort bereits vor.
Das Dokument muss Interessenten spätestens bei der ersten Besichtigung unaufgefordert vorgelegt werden, und schon das Inserat braucht die Kennwerte daraus; fehlen sie, ist das eine Ordnungswidrigkeit. Existiert kein gültiger Ausweis, beauftragen wir einen zugelassenen Aussteller — die Ausstellung dauert meist ein bis zwei Wochen und sollte vor dem ersten Inserat angestoßen werden.
Wie komme ich als Eigentümer an Wirtschaftsplan und Jahresabrechnungen?
Beides gibt es ausschließlich beim Verwalter Ihrer Eigentümergemeinschaft, und herausgeben darf er die Unterlagen nur an Eigentümer — ein Kaufinteressent bekommt dort nichts. Der Wirtschaftsplan listet die geplanten Ausgaben des Hauses auf und ist die Grundlage, aus der sich das monatliche Hausgeld errechnet. Die Jahresabrechnungen zeigen, was davon tatsächlich angefallen ist, und wie viel der Rücklage zugeführt wurde.
Käufer und Bank lesen aus diesen beiden Papieren die wirtschaftliche Verfassung der Gemeinschaft heraus. Fragen Sie den Verwalter gleich beides zusammen ab, dazu den Rücklagenstand, die aktuelle Hausgeldhöhe und die Bestätigung, dass Ihr Konto ausgeglichen ist. Die Bearbeitung dauert häufig zwei bis vier Wochen — deshalb gehört diese Anfrage an den Anfang der Vorbereitung. Mit Ihrer Vollmacht übernehmen wir sie.
Warum wollen Käufer die Protokolle der Eigentümerversammlung sehen?
Weil dort steht, was auf die Gemeinschaft zukommt. In den Niederschriften der zurückliegenden Versammlungen finden sich beschlossene Sanierungen an Dach, Fassade oder Heizung, angekündigte Sonderumlagen, laufende Rechtsstreitigkeiten und der Umgang mit Zahlungsrückständen einzelner Eigentümer. Ergänzend führt die Beschlusssammlung alle gültigen Beschlüsse knapp zusammen; Banken fordern meist zuerst diese Liste an.
Für Verkäufer ist die vollständige Offenlegung ein Schutz: Wer eine beschlossene Sanierung verschweigt, muss später mit Beanstandungen rechnen. Umgekehrt ist eine gut gefüllte Rücklage neben einem frisch sanierten Gemeinschaftseigentum ein Argument, das den Preis stützt. Wir gehen die Protokolle deshalb vor dem Vermarktungsstart durch und bereiten die wesentlichen Beschlüsse so auf, dass Interessenten sie ohne Nachfragen verstehen.
Welche Unterlagen kommen bei einer vermieteten Eigentumswohnung dazu?
Bei vermieteten Einheiten gehören der geltende Mietvertrag mit sämtlichen Nachträgen, alle Schreiben zu Mieterhöhungen, der Nachweis über das Kautionskonto und die Betriebskostenabrechnungen der zurückliegenden Jahre in die Verkaufsakte. Kapitalanleger rechnen daraus ihre Rendite, und die finanzierende Bank prüft an denselben Zahlen, ob die Mieteinnahmen die Finanzierung tragen.
Hinzu kommt die Frage, wie Kaution und laufende Abrechnung übergehen: Nach dem Grundsatz Kauf bricht nicht Miete tritt der Erwerber in das bestehende Mietverhältnis ein. Stichtag der Betriebskostenabrechnung und Übertragung der Kaution gehören deshalb ausdrücklich in den Kaufvertrag. Wir bereiten diese Punkte gemeinsam mit dem Notariat vor, damit zwischen Verkäufer, Käufer und Mieter später kein Streit entsteht.
